見積書はテンプレートを使ってサクッと仕上げよう！

独立・起業して間もない方や副業でビジネスをされている方は、多くの場合において何もかも自分でこなさなければならないということが多いです。

日常の業務においても、
・電話の応対
・見積書の発行
・納品書の発行
・請求書の発行
・ＦＡＸの受信チェック
・郵送物のチェック
・もろもろ返信作業
・在庫の管理
・商品の発送
などなど。

挙げ出したらキリがないくらいにやらなければならない業務が溢れ返っています。

しかしながら、これらの業務を他人に任すために、人材を雇用するということになりますと
固定経費の積み上げとなり、経営を圧迫することとなりかねません。

当然のことながら、事業をスタートさせた初期段階においては、わずかな経費でさえも
抑えてなんとか黒字経営となるように、お金を残せるようにする必要があります。

だからこそ、人材を雇用せずに独りビジネスよろしく１人で事業を運営するわけです。

とはいえ、先のようなもろもろの業務に時間を取られていては、
本来フォーカスするべきお金を稼ぐための作業に時間を割くことができにくくなります。

例えば、今回のテーマとして一例で挙げている見積書。

この見積書における発行から管理における一連の流れを
ツールやテンプレートを一切使わずに処理するとしたらいかがでしょうか？

・市販の見積書の雛形を購入
・一枚一枚手書きで見積書を作成
・印鑑を押印し、FAX及び郵送
・見積書と原価計算書との紐付け管理
・見積書控えの収納管理

など、これらの業務フローをこなす必要があります。

仮に、デジタルデータで見積書を作成し管理する手法をとったとしても

・見積書の雛形の作成
・見積書（エクセルなど）の作成
・見積書のＰＤＦ化（書き換え不可）
・見積書と原価計算書との紐付け管理
・見積書の下データの保存管理

と、管理業務を考えますと結構やらなければ多いですし、
管理の仕方によっては返って煩雑な状態になりかねません。

ましてや、業種によっては頻繁に見積もりを挙げなければならないものもあり、
見積書の発行数が多くなればなるほど、業務内容のわずかな差が
塵も積もれば山となりで、業務の足かせになってくることはいうまでもありません。

そこで、これらの日常業務を効率的にこなす為にも、使えるテンプレート、
使えるツールはどんどん活用するべきだということで
今回は、見積書・請求書に関するテンプレートやツールをご紹介いたします。

■　見積書テンプレート１　みつもらー

⇒ みつもらー

クラウドで見積書・請求書を作成・管理できるサイトです。

見積もり・請求業務の一切をクリエイティブにということで
もろもろの時間を楽しいものにしてくれます。

シンプルなＵＩ（ユーザインターフェース：システムとユーザーをつなぐもの）、
そして、見積もり情報を学習するプログラムが快適なワークスタイルを提供してくれます。

主な機能としては、見積書の作成はもちろんのこと、見積書の保存や自社ロゴの登録、
売上レポート、請求書の印刷など多岐に渡ります。（プレミアムプラン　年間５，０００円）

また、使える機能は制限されるものの無料で利用できるフリープランもあります。

ご利用の際には登録が必要です。

■　見積書テンプレート２　わかりやすい見積書の書き方

⇒ わかりやすい見積書の書き方

見積書の書き方について簡単に明記されています。

宛名・日付･見積書の有効期限・見積もり金額・発行者と押印・納品場所･納期・
見積もり明細・注意書き・消費税に対して一言アドバイスがあります。

商用・個人、完全フリー。加工でもなんでも好きにしてＯＫのデータも取り込めます。

■　見積書テンプレート３　Envoice

⇒ Envoice

見積書・納品書・請求書・領収書が簡単作成できます。

特徴としては、急いでいる時など外出先で携帯から請求書を作成して
お客様のところにPDFへのリンクをメールで送信することができたり、
伝票作成処理を複数人で行うことが可能で、業務の分担ができます。

また、得意先別売上、各区分別の売上等分析に必要な資料を簡単に出力できますし、
表計算ソフトでは煩雑だった集計作業から開放されます。

なお、サーバはSSL暗号化をデータに適用した安全なデータセンターにて
運営されていますので安心してご利用頂けます。

ご利用の際には登録が必要です。（無料からご利用可能です。）

■　見積書テンプレート４　ZOHOインボイス

⇒ ZOHOインボイス

面倒な見積書や請求書の管理が簡単。オンラインの利点を活用すれば
有利にビジネスを進めることができます。

・オンラインで共有可能
・複数人数での利用可能
・管理が楽
・PDFとしてエクスポートできる
などのメリットがあり、オンライン上で見積書や請求書を管理できますから、
誰かがコンピュータを利用中だから情報を見ることができない、
などのトラブルを防ぐことができます。

無料会員登録が必要です。

■　見積書テンプレート５　最後に

最後にウェブサイトの見積もりでとても役立つサイトをご紹介します。

見積書サンプル&プロが教える見積書7つの極意

プロが教える見積書7つの極意と名打って、ウェブサイトの見積もりにおける発注と
制作を円滑に進めるために知っておきたい見積もりの基本と注意すべきポイントが
ご紹介されております。

・極意その1　1社見積もりと相見積もりを極める
・極意その2　3種の見積書の違いを知る
・極意その3　作業内容とコストのバランスを見極める
・極意その4　チェックポイントを見抜く
・極意その5　ポイントを押さえて安くする
・極意その6　相場との対比を見極める
・極意その7　見積書からノウハウを盗む
　（極意その4〜7の参考サイト）

こちらのサイトでは、ウェブサイト制作を発注する側にとっては相場がわかりにくく、
なかなか発注の決断がしにくい状況を生み出しており、見積もりをもらっても、
それが高いのか安いのか判断する術もなく、何を基準に話を進めていいのか
戸惑う企業のWeb担当者も多いことから、発注に不安をお持ちの方のために、
ロフトワークで実際に使っている見積書を典型例として用意しているものです。

ただ、ウェブサイト制作に特化した内容とは言え、見積書におけるチェックすべき事項は
ウェブサイト制作以外でも通ずるものがありますので大いに参考になります。

■　見積書テンプレート　おまけ

見積書のテンプレートやツールの紹介に加え、見積書の極意としてあらゆるポイントに
ついて紹介されているサイトの案内をいたしました。

最後の最後にテーマからは少し外れますが、見積書の必要性という観点から
お話をさせて頂きます。

見積書とはお客様に販売する商品やサービスの価格を提示し、
事前にお知らせするものでありますが、形式的な要・不要はひとまず横に置いておき、
そもそもとして見積書はどのようなビジネスシーンで多用されるでしょうか？

そのビジネスシーンは大きく分けて２つのパターンがあります。

１つは提供する商品やサービスが全くのオリジナルのもので、
競合する商品が存在しない場合。
もう1つは、提供する商品やサービスと同じもの、
もしくは、同等のものが競合として存在する場合。

そして、商品やサービスを購入する側として絶対的に必要なビジネスシーンは
後者の競合商品がある場合で、価格の比較検討をする場合に
見積もりの提示を求めるものとなります。

そして、その大半が価格を押えて購入するがためのもので、
商品やサービスを提供する側としては、往々にして価格の抑制を強いられ、
利益率を下げてしまう傾向にあります。

ただ、これでは面白くないですよね、ということを申上げたいのです。

競合が多岐に渡り、低利益率を強いられる商売というものは、大量販売を可能にする
資本力のある大手企業が参入する分にはメリットを引き出せる可能性が
充分にありますが、資本力の小さい中小零細企業や個人事業主が参入するには
あまり旨味がありません。

と言うか、長くビジネスを続ける上で、非常に難しいものがあります。

だからこそ、わずかな資本力でこれから独立・起業しようという
個人事業主に至っては、前者のような競合が存在しない、オリジナルの商品や
サービスを販売することで比較的高利益率のビジネスを手掛けるべきなのです。

そして、見積書は他社との比較に利用されるのではなく、
あくまでも提供する商品やサービスが支払う価格に見合っているかどうか、
ただこの１点のみで判断されるような見積書の使い方を目指しましょう。

さらに言えば、ご購入頂く前に見積書を提示するのではなく、
提供する商品やサービスを目の当たりして
「価格はいくらでもいい。できるだけ早く提供して欲しい。」
なんて言ってもらえるようなビジネスを手掛けることができれば理想です。

とにもかくにも、比較検討の材料とされる見積書の使い方ではなく、
提供する価値との支払われるお金との価値交換に見合うかどうかの
チャックを要するシーンとして使われるようなビジネスを手掛けるべきです。

ということで、【おまけ】で少し脱線しましたが、見積書及び請求書にまつわる
テンプレートやツールのご紹介をいたしました。

ビジネスは販売が成立して初めて取引に至るわけですが、
そのスタートには必ず値決めとなる見積りが必要となります。

よほどの大富豪や絶大な信頼のおける販売者からでない限り値段も見ずして購入することは
ありえないですので、そういう意味においては見積りがいかに重要であるかが
お分かり頂けるかと思います。

見積書はテンプレートを使ってサクッと作成すると同時に取引に至る
最初のキッカケでもありますので見栄えは綺麗に、
且つ、戦略的に活用したいものです。

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