メールに管理されないための超メール管理術『３つの原則』

バイブ設定をしているスマホがぶるぶると震えたような
錯覚に陥った経験はないでしょうか。

現代人の多くが、ビジネスマンの大半が携帯電話からの
着信や着メールの呪縛から逃れられないで苦しんでいます。

厳しい要求の多いお客様からの連絡であったり、自分都合でなんでもかんでも押し付けて
くる上司からの連絡。また、愛して止まないが怒ると末恐ろしいことになる奥様
（もしくは旦那様や彼氏、彼女など）からの連絡にビクビクすることもあるのでは。

もちろん、困った連絡ばかりではなく、良い連絡の場合もあるわけですが、
とにもかくにもこのように着てもいない電話やメールに気をとられるくらい
電話やメールに振り回されている状況だということです。
まさにメールに管理されているような状況だと言えます。

では、なぜゆえに電話やメールにこれほど振り回される事態に陥るのでしょうか。
それは・・・

いつも連絡を受け取る状態を当たり前と認識しているからです。

つまり、電話が来ると出なければならない、メールが来るとすぐに返信しなければならない、
というような意識が潜在的にあると。

頭ではそんなことはない。電話に出る出ないは受け取る側の自由だし、
メールをいつチェックするかは相手が決めることでもない、と分かっていながらも
実際には相手への配慮であったり、仕事のスムーズに進めるためには止むを得ないと
どこかで思っているのです。

だからこそ、電話やメールに振り回されると。

そこで、今回はメールに特化して、いかにして効率良く
メールを管理していくかということについてお伝えいたします。

なお、今回はメールに特化したお話になりますが本質は電話においても同じことですので
『メール』を『電話』に置き換えて読んで頂いても充分に活用できる内容となって
おりますので参考にされてください。。

原則１　メール処理のタスク設定

メールの受信内容をチェックすること、そして、場合によっては返信を必要とするわけですが、
これらの処理を『着た時』や『気付いた時』にするのではなく『○時〜○時』と
時間を決めて処理するようにします。

時間帯を決めて一気に処理していくことで作業効率が上がることは言うまでもありません。
また、『着た時』や『気付いた時』に処理する方法を取っていると、その時に行っていた
作業に対する集中力が途中で削がれることにも繋がりますし、
分散処理することの非効率性はもったいと言う他ありません。

だからこそ、メールを処理する時間を決め、その時間帯にしか受信BOXは開かない、
なんならメールの受信さえ気付けないような設定しておくと良いでしょう。

原則２　２度見しない

再確認するなということです。

受信メールをチェックして「今処理できないから」とか「後で詳しく」というような理由で
１度見たメールを『未読』設定をして、改めて場所を変えてチェックし直すということは
ないでしょうか。

この作業を客観的に捉えると無駄以外の何物でも無い事が分かります。
しかしながら、多くの方がこのような無駄な処理方法を使っているのが現状です。

では、どうすれば良いのかですが。

答えは至ってシンプルで
『１度で処理する』
ということです。

目を通せばOKのものは読むだけで良いでしょうし、返信を要するものはその場でサクッと
返信してしまいましょう。どうしても処理に時間の掛かるものであればToDoリストとして
管理するようにして、少なくとも１度見たメールは受信BOXに残さないようにします。

そうすることでメールの２度見の癖を失くすことが可能ですし、
結果、メールの処理能力が高まるというわけです。

原則３　１メール１案件の徹底

これはメールのやり取りをする相手の方にも求めなくてはならないルールではありますが、
メールは原則として１つの案件に絞ってやり取りすることを推奨いたします。

２つ以上の案件を盛り込むと、メールの処理が不完全になる可能性が高くなりますし、
そもそも人間という生き物は２つのことを同時に処理することを不得意としているので
伝えたいことが伝わりにくくなります。

以前にセミナーの受講生に向けられたメールの中に受講に際しての当日用意するべきもの
などを伝えるためのメールだったのですが、そのメールの最後に当日の懇親会の出席の
有無を問う案内が成されていました。

そして、セミナー当日に主催者側から「懇親会にやっぱり出席したい方は休憩時間に申し出て
ください。」という案内があったのですが、休憩時間になると申し込みが殺到するという
エピソードがありました。なぜ、当日になって申し出が殺到することになったのでしょうか。
その理由は・・・

主催者側からの
「どうして当日になって懇親会に出席しようと思ったのですか？」
という問いかけに対する受講生達の答えの大半が

「懇親会があることを知らなかった」
という答えだったのです。

つまり、１つのメールの中に盛り込まれていた２つ目の案件に対しては関心度が低く、
読み流されていた、もしくは読んでさえいなかったというわけで、
そのくらい伝わりにくいということが言えるでしょう。

だからこそ、１つのメールに関しては１つの案件を徹底すると共に、
どうしても２つ以上の案件をメールで伝えたいのであればメールを２つ以上送るという
単純な発想を持って対処するべきなのです。

まとめ　ルールを守る

原則１〜３でご紹介した内容は『言うは易し、行うは難し』というような代物で、
出来そうで出来ないという方がほとんどです。それは冒頭で申しましたように
『電話が来ると出なければならない』『メールが来るとすぐに返信しなければならない』
という潜在意識が根深くあるということ。

それゆえに意識して原則を守るようにしなければ今まで持っていた習慣というものは
なかなか取り払うことが出来ません。と言うか、電話に出ないこと、メールを返信しないこと
への罪悪感に苛まれることにもなりかねませんので注意が必要です。

だからこそ、メールに振り回されない覚悟が必要ですし、先の原則を守り通す強い意志が
重要になってきます。どうしても原則を守ることが出来ずについつい連絡を受けてしまうと
いうことであれば次に上げる中から取り組めるものをやっていきましょう。

１．着メールに気付けない設定にしておく。（音もならない、バイブもＯＦＦに）
２．メーラーを立ち上げない。
３．そもそもスマホを必要な時意外は取れるところにおかない。

これらに取り組み事で半強制的にメールの呪縛から解放されます。

以上、メールに管理されないための超メール管理術『３つの原則』をお伝え致しました。

世の中便利になればなるほど忙しさに追われるという、なんとももどかしい状況に
なっております。数年前に某局の某アナウンサーが『便利は不便』という言葉を
発しておられるのを耳にした時は「そうだな・・・」と妙に感心したものです。

自分の人生、便利になったツールに縛れるのでは情けない限りですし、
悲しい状況である言う他ありません。

ぜひ、メール管理術をマスターして頂き、
自分のことは自分でコントロールできるようにしましょう。

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